ULUSLARARASI KURULUŞLAR ve DIŞ TİCARET ŞİRKETLERİ İÇİN
Amaç
Küreselleşen İş Dünyasında doğru ve etkin İngilizce iletişim, artık başarının vazgeçilmez unsurlarından biri haline geldi. Gerek mesajların amaca en uygun biçim ve zamanda verilmesi, gerekse tarafların çalışmalarını sürdürürken birbirlerini net olarak anlaması çok önem taşıyor. Bazen bir tek yazı, rapor, teklif veya sunum, bir şirketin tüm vitrini yerine geçerek çok önemli bir iş bağlantısına karar verilmesine veya reddedilmesine neden olabiliyor.
Firma çalışanlarından müşterileriyle veya yabancı firma yetkilileriyle konuşanlardan çok daha fazla kişi İngilizce Yazışma yapıyor. Örneğin ihracat yapan bir firmada Satış öncesi pek çok müşteri adayı ile İngilizce Yazışmalar yapılmakta, pazarlık ve satışın gerçekleşmesinin ardından bu kez de; Üretim, Sözleşme, üretimin kısmen ve tümünün tamamlanması, bu bilgilerin ulaştırılması, ilave taleplerin alınıp cevaplanması, Denetim, Teknik detayların uygunluğu, Sertifikasyon, Yüklemelerin tüm aşamaları, Teslimat, Ödeme, Tahsilat, Bankalarla ilişkiler, ve bu konular ile ilgili doğan her türlü problemin bire-bir veya Hukuken çözümleri aşamalarında mutlaka İngilizce Yazışmalar yapılıyor.
İş hayatında bu konuların sadece telefonda konuşularak halledilmesi söz konusu olamaz. Konuşarak anlaşılsa bile üzerinde anlaşma sağlanan noktaların yazıyla taraflara bildirilmesi şarttır. İtiraz veya kabullerin yazıya dökülüp saklanması gerekir. Yani bu aşamalardaki haberleşmelerin mutlaka yazılı kayıt altına alınması, (telefonla görüşülmüş olsa bile kararlaştırılan noktaların e-mail ile teyitleşilmesi) böylece her iki taraf için de yazılı referans olarak bulunması, doğabilecek anlaşmazlıkların çözümü ve tekrarlanmaması için gereklidir. Satış yapıldıktan sonra satıcının yapmayacağı, ancak “operasyon” dediğimiz işleri (dokümantasyon, sevkiyat, yabancı bankalarla yazışmalar) yapanlar telefonda konuşmaktan çok günlük İngilizce Yazışmalarla işlerini yürütürler.
İhracat dışında da, konusu ve iş prosedürleri ne olursa olsun yabancı firmalarla iş yapan tüm Kurumsal firmalar her iş dosyasını bu şekilde günlük yazışmalar ve sözleşmeler/anlaşmalar ile tutarlar.
Bu eğitim, iş hayatında İngilizce iletişiminde bulunanların bilmesi gereken iletişim tekniklerini uygulamalı olarak vermektedir.
Kimler İçin?
İş hayatında olup şirket içinde ve dışında diğer insanlarla İngilizce yazışmalar yapanlar, şirketini çeşitli düzeylerde temsil edenler, imza yetkileri olsun veya olmasın şirketleri adına görüşmeler ve anlaşmalar yapanlar, her düzeydeki yöneticiler, yönetici adayları, satışçılar, satın almacılar, proje yöneticileri, pazarlık, üretim, sözleşme, denetim, mühendislik, sertifikasyon, yüklemelerin tüm aşamaları, teslimat, muhasebe, finansman, bankalarla ilişkiler, ticaret hukuku konularında çalışanlar, operasyon departmanlarında çalışanlar (dokümantasyon, sevkiyat, yabancı bankalarla yazışmalar yapanlar)
Eğitim Kazanımları
İş yazışmalarınızı en etkin biçimde yapabilmek,
Yazışmalarda en sık yapılan hatalardan kurtulmak,
En açık ve özlü bir şekilde yazabilmek,
Mesajlarınızı karşı tarafa en ikna edici bir şekilde ulaştırabilmek,
Yazışmalarınızda ortaya koyacağınız üslup ile kurumsal ve bireysel kimliğinizi güçlendirmek
İçerik :
İş İngilizcesi İçin Şart Olan Pratik Kurallar
- İş ortamında kendimizi İngilizce ifade ederken hangi önemli unsurlara dikkat etmemiz gerekiyor?
İş Yazışmalarını Basitleştirmenin Temel Kuralları
- Mesajlarımızı en kolay ve en anlaşılır şekilde verebilmek için dikkat etmemiz gereken temel kurallar üzerinde durulacaktır.
İngilizce Yazışmalarda En Çok Yapılan Hatalar ve Karıştırılan Kelimeler
- İş yazışmalarında en çok görülen hatalara örnekler verilerek bu hatalardan kaçınmak için yapılması gerekenler sunulacaktır.
İş Yazışmalarının “Olmazsa Olmaz”ları
En doğru ve en etkin yazışma formatlarına neler bulunur? Bunları nasıl kullanmalıyız? Yazışma içeriklerini oluştururken mutlaka dikkat edilmesi gereken “olmazsa olmaz”lar uygulamalı olarak işlenecektir.
- İş Yazışmalarını planlamak
- Yazışmalarda okuyucuya uyum meselesini gözetmek
- Güçlü Kelimelerin seçimi / İtibar ve Güvenilirlik sağlayan dilin oluşturulması
- Değerlendirme, edit (yazıyı gönderiye hazırlama), revizyon (gözden geçirme) esasları
Başlıca Yazışma Tipleri Aşağıdaki yazışma konularında en uygun terimler ve en uygun cümle yapıları kullanılarak atölye çalışmaları yapılacaktır:
- Rutin ve pozitif mesajlar yazmak
- Negatif mesajlar yazmak / Kötü haber vermek
- Firma Tanıtımı
- Teklif isteği / Teklif yanıtı
- İskonto isteği / İskonto yanıtı
- İsteğin kısmen kabul edilmesi
- Akreditif ve akreditifte istenen tüm evrakların incelenmesi
- Üretimin başladığını bildirme
- Bilgi isteğinin teyidi / Sevkiyatın bildirilmesi
- Teslimattaki gecikmenin bildirilmesi
- Vadenin uzatılma talebi / Ödeme bildirimi
- Alındığını teyit etme
- Kalite ve Garanti bilgisi verme
- Fiyat teklifi / ödeme koşulları bildirilmesi
- Teslim süresinin bildirilmesi
- Sipariş verme / Sözleşme cümleleri
- Referans istekleri
- Şikayetler ve şikayetlerin karşılanması
- Ödeme gecikmesi
- Teslimattaki gecikme
- Kalite şikayetleri
- Eksik mallar / ambalaj şikayetleri
- Muhasebe yanlışlıkları
- Olumlu Yanıt / Olumsuz yanıt
- Adres değişikliği duyurusu
- Teşekkür Mektubu
- Randevu talebi / yanıt / Kutlama
Dış Ticaret Belgelerinde Kullanılan Terimler
DENİZ TAŞIMACILIĞINDA ÖRNEK YAZIŞMALAR ve BELGELER
– Request for freight rates and sailings – Reply to request for freight rates and sailings – Bill of lading – lnstruction to a forwarding agent – Forwarding agent’s enquiry for freight rates – Shipping company’s reply – Confirmation of shipment – Advice of shipment to importer’s forwarding agent – Advice of shipment to importer – Delay in arrival of shipment – Shipping company’s reply – Letter of indemnity – Packing list
INTERMODAL / CONTAINER TAŞIMACILIĞINDA ÖRNEK YAZIŞMALAR ve BELGELER
– Enquiry to a container company – Container company’s reply – Certificate of origin – Enquiry for a time charter – Shipbroker’s reply – Enquiry for a voyage charter – Shipbroker’s reply – General charter
KARAYOLU, DEMİRYOLU VE HAVA TAŞIMACILIĞINDA ÖRNEK YAZIŞMALAR ve BELGELER
– Request for a quotation for delivery by road – Quotation for delivery by road – Advice of delivery – Complaint of damage in delivery by road – Reply to complaint of damage – Complaint to the carrier – CMR – CIM – Request for a quotation for delivery by air – Quotation for delivery by air – Air waybill
Yazışmanın Etkin ve Mesajın Anlaşılır Olması İçin Yapmamız Gerekenler
(Tüm çalışmalar uygulamalı olarak ve gerçek vakalardan örnekler sunularak yapılacaktır.)
İş yazışmalarının amacı / doğru-yanlış örnekler – Sıfat ve zarflar / doğru-yanlış örnekler – Aktif-pasif kullanımı / doğru-yanlış örnekler – Paralel yapılar / doğru-yanlış örnekler – Açık ve anlaşılır dil kullanmak / doğru-yanlış örnekler – İş İngilizcesinde kısaltmaların kullanılışı – ‘Siz’ yaklaşımı / doğru-yanlış örnekler- Özne-fiil uyumu / doğru-yanlış örnekler – Nazik-kaba dil / doğru-yanlış örnekler- Olumlu vurgu / doğru-yanlış örnekler- Gizli olumsuz vurgudan kaçış / doğru-yanlış örnekler- Aykırı niteleyenler / doğru-yanlış örnekler- Sayıların yazılışı / doğru-yanlış örnekler- Geçiş ifadelerinin kullanılışı- Genellikle birbirine karıştırılan kelime ve ifadeler- İş İngilizcesindeki cümle yapıları / doğru-yanlış örnekler- Mesajın kolay anlaşılması için diğer kurallar- İş yazışmalarındaki mesajlar hangi bölümlerden oluşur?- Hitap tarzları / örnekler- Giriş, gövde ve kapanış / Mesaj türlerine göre örnekler- Kötü haber vermek / Türlerine göre mesaj yapıları ve örnekler- Alışkanlıkla kullandığımız gereksiz ifadelerden kurtulmak- Ağdalı dilden kurtulmak / doğru-yanlış örnekler
Katılımcıların Yazışma Sorunları ile İlgili Çalışmalar
======
İstanbul Bahçeşehir Üniversitesi’nde vermekte olduğum Business Communications dersinin içeriğindeki bazı başlıklar :
- Communicating in a World of Diversity / Understanding cultural biases and cultural priorities
- Planning Business Messages
- Writing Business Messages / Adapting to Your Audience / Choosing Strong Words / Building Credibility / Finding the Right Tone
- Completing Business Messages / Evaluating, Editing, and Revising the Work of Others / Designing Multimedia Documents
- Crafting Messages for Electronic Media
- Writing Routine and Positive Messages
- Writing Negative Messages / Handling and-or Refusing Claims and Requests for Adjustment
- Writing Persuasive Messages / Developing Marketing and Sales messages
- Finding, Evaluating, and Processing Information / creating, administering and processing research, applying research results / Identifying Information Gaps
- Designing Visual Communication / Principles of graphic design; new objective on options for presenting information, concepts, and ideas
- Planning Reports and Proposals / choosing organizational strategies for proposals
- Writing Reports and Proposals
- Completing Reports and Proposals / major components of formal reports and formal proposals
- Designing Developing and Delivering Oral and Online Presentations / Presentation skills / Handling questions / Dealing with a variety of audience mind-sets and emotional states / Adapting to Audience / Arousing Audience Interest”
- Enhancing Presentations with Slides and Other Visuals
- Writing Employment Messages and Interviewing for Jobs / Applying and Interviewing
- Format and Layout of Business Documents
- Practice in Grammar, Mechanics, and Usage